I midten av mars 2023 stengte Trondheim kommune for innsending av byggesøknader per e-post fra profesjonelle aktører. Vi har tatt en prat med Trine Lill Johansen, avdelingsleder for bygge- og delesaksbehandling i Trondheim kommune, som forteller om deres erfaringer rundt denne prosessen.
Bakgrunn:Flere kommuner krever at byggesøknader fra profesjonelle aktører blir sendt inn via digitale byggesøknadsløsninger. Eksempler på dette er kommunene Lom, Skjåk, Volda og Trondheim. Kommunene kan stille krav til at søknader skal sendes inn digitalt ved å legge til rette for dette, beskrive hvordan man vil ha søknader inn, og også ved å vise til nettadressen der man kan finne digitale løsninger. Du kan lese mer om hjemmelen for dette i forvaltningsloven § 15 a og eforvaltningsforskriften § 3. |
På Trondheim kommunes nettsider forteller de at årsaken til at de har valgt å stenge for innsending av byggesøknader på e-post, er et ønske om å bidra til å få hentet ut potensialet som ligger i digitalisering og ny teknologi. Videre skriver de at økt digitalisering sikrer mer automatiske prosesser med direkte overføring av metadata fra digitale søknader og inn i eksempelvis kommunens byggesaksarkiv, noe som i praksis vi minske manuelt arbeid ved mottak av søknader, og føre til mer komplette søknader.
Ingen sinte telefoner
Trine Lill Johansen, avdelingsleder for bygge- og delesaksbehandling i Trondheim kommune sier at overgangen har gått veldig bra. Etter flere måneder med forberedelser, både i kommunikasjonen ut med kundene, men også den interne kommunikasjonen, kunne de puste lettet ut over at det ikke har kommet noen sinte telefoner.
Etter at de hadde besluttet at de fra og med 15. mars skulle kreve byggesøknader send inn digitalt, var det viktig at informasjonen ble spredt mest mulig.
– Informasjonen om at søknader ikke kan sendes inn på e-post, må ikke komme uken før datoen som settes. Vi begynte å signalisere dette 6 måneder før, i alle møter og forhåndskonferanser vi hadde. Når det var 3 måneder igjen, sendte vi ut pressemelding og la også inn standardtekst med link til informasjon om dette i alle e-postene våre, samt informerte om dette i all kommunikasjon som forhåndskonferanser og i møter vi hadde. Da var det alltid en «husk på at… », forteller Johnsen.
I tillegg gikk de ut med informasjon om dette på kommunens hjemmesider, legger hun til.
Intern informasjon like viktig som ekstern
Intern informasjon like viktig – Det var også viktig med god informasjon internt. For i tillegg til at aktørene skal venne seg til en ny måte å sende inn søknader på, må denne nye måten også modnes internt, for de som skal motta søknadene, får også en ny måte å jobbe på. Da er det viktig at alle har en plan for dette, og at det er gått opp nye rutiner, fortsetter hun.
– Alle som jobbet på mottak ble gitt mulighet til å skrive sine tanker hele veien fra dag én. Det var viktig for oss å se om dette gikk bra, eller ikke. I tillegg hadde vi gode internrutiner om at alle beslutninger om eventuelle unntak fra dette kravet, var det leder, og ikke mottak, som skulle ta stilling til, forteller Johnsen.
Alt i alt har Trondheim kommune positive erfaringer med å kreve byggesøknader sendt inn digitalt. Som Trine Lill Johansen selv oppsummerer dette: «Det har gått veldig, veldig bra!».