Da Stavanger kommune ble slått sammen med Finnøy og Rennesøy kommuner i januar 2020 måtte de tenke nytt når det gjaldt innbyggertjenestene enn de hadde gjort tidligere for å nå alle innbyggere i den nye stor- kommunen.
På årets KOMTEK-dager fortalte Jan Inge Torgersen i Stavanger kommunes By- og samfunnsplanlegging, Kart og digitale tjenester, om veien de har gått for å digitalisere innbyggertjenestene etter sammenslåingen med de to mindre kommunene. Stavanger gikk fra å være en kommune på 72 kvadratkilometer, til en kommune på 257 kvadratkilometer.
For å gi innbyggerservice 24/7 i Stavanger kommune, trengtes det å gjøre endringer i de digitale tjenestene i MinEiendom.
-Vi hadde gamle Stavanger hvor innbyggerne raskt kunne komme inn til byen, og til den nye kommunen hvor man trengte mange timer for å komme seg inn til sentrum. Så vi måtte gjøre digitale endringer for å gjøre innbyggerne i stor-kommunen mer selvbetjente i MinEiendom og tjenestene som lå der, sa Jan Inge Torgersen til de nærmere 400 tilhørerne på Norkart KOMTEK-dagene.
Torgersen fortalte at innbyggerne før ringte inn til kommunen, og at de ansatte måtte sette telefonen mye frem og tilbake, og det måtte de gjøre noe med.
– Vi var helt sikre på at for å få dette til å bli vellykket, måtte vi ha god service, helst døgnet rundt, sa han.
Les mer om Stavanger kommune.
Jan Inge Torgersen i Stavanger kommunes By-og samfunnsplanlegging, Kart og digitale tjenester, fortalte tilhørerne på KOMTEK-dagene om den digitale reisen kommunen har tatt for å jobbe smartere med innbyggerservice etter kommunesammenslåing.
-Vi ønsket å sikre god innbyggerservice 24/7, og i 2016 satte vi i gang et arbeid med å ha dialogmøter med ulike avdelinger i kommunen. Prosjektet fikk enda høyere prioritet da det ble bestemt at Stavanger kommune skulle slås sammen med Rennesøy og Finnøy. For å kunne gi bedre innbyggerservice innen kommunale avgifter samlet vi de ulike fagområdene for å få laget en beskrivelse av innsynsløsning for både eiere av eiendom, og en innsynsmodul for ansatte, og sammen laget vi en teknisk spesifikasjon som vi gikk ut på anbud med, forteller Torgersen.
Selvbetjening i MinEiendom
Organiseringen i Stavanger kommune var slik at fakturering lå under Innovasjon og støttetjenester, Bymiljø og utvikling hadde vann og avløp og renovasjon og slam. Samfunnsplanlegging lå under oppmåling og eiendomsskatt.
Det var flere firmaer som kunne lage løsninger direkte koblet til databasene, men kommunen var helt klare på at de ikke skulle ha en «hjemmesnekret» løsning. Løsningen måtte være framtidsrettet, skulle bruke standard APier og overleve oppgraderinger av ulike fagsystem. Anbudet ble deretter lyst ut i Doffin og tildelt Norkart i 2018. Norkart laget en løsning på «MinEiendom» som ble satt i produksjon i 2019.
Les mer om MinEiendom Innsyn her.
-Fra starten hentet vi data fra Matrikkelen, Tinglysingen (Grunnboka) og data om kommunal eiendomsskatt og feie- og tilsynstjenesten fra KOMTEK. Løsningen ble i 2020 utvidet til å hente data om renovasjon og vann- og avløp fra ISY Proaktiv, gamle saksdokumenter fra BRA-arkiv og kommunale eiendomsgebyrer fra VISMA. Fra 2021 har Stavanger kommunes innbyggere gjennom løsningen selv kunnet velge hvor ofte de ønsker å motta faktura. Det jobbes nå med å kunne hente ut dokumenter fra Public 360.
-Vi ser for oss at dette er starten på å kunne tilby innbyggerne mer selvbetjening 24/7 for de ulike kommunale tjenestene. Ved å ha en sikker løsning med pålogging via MinID, mobiltelefon og/eller kodekort er man sikret at det er rett person som er pålogget og får innsyn i dataene. Man sikrer da også at det er rett person som bestiller eller foretar endringer i de kommunale tjenestene. Påloggingen viser hvilke eiendommer du eier. Har du mange eiendommer i ulike kommuner, vil MinEiendom vise hvilke du eier i hele landet, ikke bare i Stavanger kommune.
Når innbygger ønsker å endre fakturahyppighet i MinEiendom, gjør systemet en kjapp sjekk mot ISY Proaktiv for å sjekke at innbygger kan endre på fakturahyppighet. Dersom endringen godkjennes, vil nytt terminalvalg lagres både i KOMTEK og i ISY Proaktiv. Gebyrene på eiendommen blir automatisk re-kalkulert ut ifra terminalvalg både i KOMTEK og ISY Proaktiv.
I gamle Stavanger kunne innbyggerne raskt komme seg til byen, i den nye stor-kommunen brukte man flere timer til sentrum. – Vi måtte gjøre digitale endringer for å få innbyggerne mer selvbetjente, sier Torgersen.
Eiendomsskatt og fakturering
I modulen for Eiendomsskatt, blir grunnlaget for skatten publisert når taksten er bekreftet.
-I forbindelse med skanning av historiske saksarkiv, er det etablert et digitalt arkiv, som inneholder dokumenter gruppert etter byggesak, oppmåling, seksjoneringer, vann og avløp. Selv om det var et tidkrevende arbeid med å scanne alle disse arkivene for de tre kommunene har det vært verdifullt for å kunne søke oppslag kjapt, og slippe å bruke masse tid på å lete i arkivet. Eiere er svært fornøyd med å ha fått digitalt innsyn i dette arkivet, sier han.
Torgersen forteller at i modul for Visma fakturering får man i sanntid se hva som er fakturert, og hva som er betalt. Den viser også detaljene i fakturaen, noe kundene også er fornøyd med.
Innbyggerservice 24/7
En stor kommune som Stavanger har mange tjenester som krever god kvalitet i grunnlagsdataene. Det er foretatt kvalitetsheving i matrikkelen innenfor eiendom, adresse og bygning. Kvalitetshevingen er foretatt med begrunnelse i behov for gode data for innkreving av vann og avløpsgebyr, retaksering av eiendomsskatten og for at automatiske tjenester skal fungere.
-Kommunen har nå også fått sitt eget verktøy for de som trenger bistand med selvbetjeningsløsningene, sier han.
I MinEiendom Innsyn kan kommunens ansatte se det samme som innbyggeren i MinEiendom, og man kan gjøre oppslag på vegne av kunden og/eller forbedre samhandlingen. Den ansatte logger på MinEiendom Innsyn med sin vanlige bruker.
– Dette er starten på noe veldig spennende for å kunne tilby bedre innbyggerservice og en selvbetjening 24/7, sier Jan Inge Torgersen.
Besøk Stavanger kommune sin nettside.
Les mer om KOMTEK MinEiendom på nettsiden her.
Jan Inge Torgersen fra Stavanger kommune snakket til publikum under årets KOMTEK-dagene om verdien av å ha selvbetjente innbyggere i kommmunen 24/7.